يحتل التوثيق الإداري والتربوي بالمؤسسات الثانوية مكانة خاصة في إشعاعها وتقدمها إذ به تقاس درجة تنظيمها وضبطها المختلف عملياتها وسرعة البحث عما رتب من وثائقها الإدارية والتربوية.
بهذا المنظور يجب أن يشمل التوثيق مختلف الملفات والوثائق والمراسلات والمطبوعات...إلخ المتوفرة بمرافقة الثانوية بدءا من مكتب رئيس المؤسسة والمكاتب الملحقة به إلى مكاتب الناظر ورئيس الأشغال والحراس العامين ( للداخلية أو الخارجية ) وإلى مكاتب المصالح الاقتصادية والمكتبة المدرسية والمختبرات العلمية...إلخ.
فإذا كانت المصالح الاقتصادية والمختبرات العلمية توظف في توثيق مختلف عملياتها الإدارية والمالية – سجلات ومطبوعات موحدة خاصة بها فإن المكتبة المدرسية كذلك تعتمد في توثيق رصيدها من الكتب والدوريات...إلخ على مضامين الكتيب (الدليل) الصادر مشاركة عن وزارة التربية الوطنية ووزارة التخطيط (المركز الوطني للتوثيق) تحت عنوان: (المكتبة المدرسية في خدمة التعليم).
والمقترح الذي نحن بصدده يركز على توثيق مختلف الوثائق والملفات والمراسلات والمطبوعات الإدارية والتربوية المتداولة بالثانوية مع العلم أن الوضع الحالي للمؤسسات في مجال التوثيق لا يخضع إلا لمبادرة القائمين بشؤونها مما يجعل التوثيق بها يختلف في طريقته ومحتواه من مؤسسة لأخرى تبعا لخصوصيات كل واحدة ولما تتوفر عليه من فضاءات وإمكانات مادية وبشرية ووسائل وتجهيزات...إلخ.
وانطلاقا من الممارسة الميدانية والوسائل المتاحة والتجربة المتواضعة الممتدة على مدى ربع قرن تقريبا في مجال إدارة المؤسسة الثانوية، أقترح للتوثيق الإداري والتربوي اعتماد خانات أو رفوف أو خزانات أو ملفات معنوية على الشكل التالي في انتظار تعميم الوسائل التقنية الحديثة وتعيين الموثقين أو التقنيين المؤهلين للقيام بمهمة التوثيق بطريقة علمية وحديثة.
التسميات
توثيق