نظام التوثيق الإداري والتربوي:
يهدف هذا النظام إلى تنظيم وتسهيل إدارة الوثائق في المؤسسات التعليمية، وذلك من خلال تقسيمها إلى فئات محددة مع تخصيص ملف أو خانة لكل فئة.
الفئات الرئيسية:
1. الأنشطة:
- نوادي المؤسسة.
- الرحلات.
- الأنشطة الرياضية.
- الأنشطة الثقافية والفنية.
- الأنشطة الاجتماعية.
2. الجانب الاجتماعي:
- التكريمات.
- الوفيات والتعزية.
3. المواد الدراسية:
تخصيص خانة أو ملف لكل مادة دراسية تضم جميع الوثائق المرتبطة بها.
4. الاقتصاد والمالية والممتلكات:
- الوثائق الدورية للمصالح الاقتصادية.
- الاعتمادات والميزانية.
- التجهيز.
- الماء.
- الكهرباء.
- الهاتف.
- الإصلاحات.
- الممتلكات والبنايات.
- مراسلات عامة.
- متنوعات.
5. الجمعيات:
- الجمعية الرياضية.
- مؤسسة الأعمال الاجتماعية.
- مؤسسة محمد السادس للنهوض بالأعمال الاجتماعية للتربية والتكوين.
- جمعية التنشيط الثقافي بالتعليم الثانوي والتقني.
- جمعية الأنشطة الاجتماعية التربوية.
- النقابات.
- التعاضديات.
- جمعيات التضامن (الجامعي والعام ....الخ).
- اللجان الإدارية المتساوية الأعضاء.
6. الأكاديمية:
تخصيص خانة لجميع المراسلات والوثائق والمطبوعات الخاصة بالأكاديمية سواء الواردة منها أو المرسلة إليها تبعا لكل سنة دراسية على حدة.
7. المذكرات الوزارية والنيابية:
يخصص لها سجل خاص بها يحتوي على رقم ترتيبي حسب السنة الدراسية بالإضافة إلى رقم المذكرة وتاريخها وموضوعها ومصدرها وصفة الموقع عليها بالإسم والنسب.
8. عموميات:
كل وثيقة أو مراسلة لا تدخل في الخانات أو العناوين المشار إليها سابقا يخصص لها ملف خاص بها لتجميعها فيه قصد الرجوع إليها عند الحاجة.
9. الإعلاميات:
10. المطبوعات:
تخصيص خزانة أو ملفات خاصة لمختلف المطبوعات والنماذج المستعملة تيسيرا لاستعمالها كلما دعت الضرورة إلى ذلك.
ملاحظات:
- يمكن إضافة فئات أخرى حسب احتياجات المؤسسة.
- يجب الحرص على تنظيم الوثائق بشكل دقيق ووضعها في مكان آمن.
- يجب تحديث الوثائق بشكل دوري للتأكد من صحتها واكتمالها.
- يمكن استخدام أنظمة إلكترونية لتنظيم وإدارة الوثائق.
الفوائد:
- تسهيل عملية البحث عن الوثائق.
- ضمان سلامة وأمن الوثائق.
- توفير الوقت والجهد.
- تحسين عملية اتخاذ القرار.
- تعزيز الشفافية والمساءلة.
الخلاصة:
- يعد نظام التوثيق الإداري والتربوي أداة مهمة لضمان سير العمل بشكل سلس وفعال في المؤسسات التعليمية.
- من خلال اتباع هذا النظام، يمكن للمؤسسات تحسين عملية إدارة الوثائق بشكل كبير، مما سيؤدي إلى العديد من الفوائد.
التسميات
توثيق