إجراءات الترشيح لحضور الاجتماعات خارج المملكة:
تعريـف:
تجمع ذوي الإختصاص لمناقشة موضوع محدد يوضع له جدول أعمال ويترتب عليه إجتماع يخرج منه بتوصيات أو قرارات.
الجهة المختصة:
إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي التابعة لإدارة مكتب الوزير هي الجهة المخولة بهذا الأمر نظراً لأنها الجهة المختصة فيما يتعلق بهذا الموضوع وذلك بناءاً على تعميم معالي الوزير رقم 54552 وتاريخ 4/7/1424هـ.
النماذج:
1- إستمارة الجهة المنفذة إن وجدت.الخطوات:
- إحالة جميع الدعوات التي تصل للوزارة إلى إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي قبل إتخاذ أي إجراء عليها ليتم دراستها ومعرفة مدى أمكانية وأهمية المشاركة فيها وارتباطها بأنشطة الوزارة بالتنسيق مع رؤساء القطاعات وتسمية الجهات المؤهلة للمشاركة من قبل رئيس القطاع وتحديد موعد نهائي لوصول الترشيحات.
- إحالة الدعوة لرئيس القطاع المختص لترشيح من يراه ممن تنطبق عليهم الشروط.
- إحالة الترشيح إلى إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي والعرض النهائي لمعالي الوزير على حضورالمرشح وما تتحمله الوزارة من تكاليف.
- الكتابة لوزارة الخارجية لمخاطبة الجهة المنفذة والجهات ذات العلاقة من قبل إدارةالعلاقات الخارجية والتعاون الدولي.
- الرفع للمقام السامي بطلب الموافقة إذا استدعى الأمر ذلك من قبل إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي.
- تقديم تقرير من الموظف عن مشاركته لرئيس القطاع متضمناً توصياته ومقترحاته وتوجيه رئيس القطاع عليه وبالتالي إحالته للعلاقات الخارجية للعرض على معالي الوزير لمعرفة مدى استفادة الوزارة من هذه المشاركة وما يترتب عليها من إلتزامات أو إجراءات.
الضوابط:
- ألا تزيد المدة عن مدة إقامة تلك الإجتماعات المحددة من قبل الجهة المختصة.
- أن يكون التنفيذ من قبل جهة متخصصة في هذه المواضيع.
- أن يكون المرشح قد أمضى سنة في الخدمة على الأقل.
- ألا يزيد إشتراك الموظف في أكثر من إثنين أو ثلاثة إجتماعات في العام الواحد حسب مايراه رئيس القطاع.
- أن يلم المرشح باللغة التي يدار بها الإجتماع.
- لا تطبق على المشاركين فيها أحكام لائحة التدريب.
- أن يتم الإتصال مع البعثات الأجنبية والمنظمات الدولية في الداخل والخارج عن طريق وزارة الخارجية وأن يتم ذلك بالتنسيق مع إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي.
- الرفع للمقام السامي بأسماء المرشحين قبل الإنعقاد بوقت كاف ( ثلاثة أسابيع على الأقل).
ملاحظة:
تستثنى من المدة بالفقرة رقم (1) من الضوابط مؤتمرات الاطراف ومؤتمرات الأمم المتحدة والاتفاقات الدولية والإجتماعات الخاصة بها.
التسميات
دليل التدريب والابتعاث