أهمية التراسل الإداري:
شريان الحياة في المؤسسات:
يلعب التراسل الإداري دورًا هامًا في سير العمل داخل المؤسسات، فهو بمثابة شريان الحياة الذي ينقل المعلومات والقرارات بين مختلف الإدارات والأقسام.
القواعد العامة للتراسل الإداري:
شريان الحياة في المؤسسات:
يلعب التراسل الإداري دورًا هامًا في سير العمل داخل المؤسسات، فهو بمثابة شريان الحياة الذي ينقل المعلومات والقرارات بين مختلف الإدارات والأقسام.
ضمان سير العمل بسلاسة:
يُساعد التراسل الفعال على ضمان سير العمل بسلاسة و كفاءة، من خلال:
- تبادل المعلومات: يُتيح التراسل تبادل المعلومات والبيانات بين مختلف الإدارات والأقسام، مما يُساعد على اتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب.
- توثيق العمليات: يُشكل التراسل سجلًا رسميًا لجميع العمليات والقرارات التي تم اتخاذها، مما يُساعد على ضمان المساءلة والشفافية.
- متابعة المهام: يُمكن من خلال التراسل متابعة سير العمل والمهام المُكلّفة لكل موظف، مما يُساعد على تحسين الأداء و الإنتاجية.
- تحسين التواصل: يُساعد التراسل على تحسين التواصل بين الإدارة والموظفين، و بين مختلف الإدارات والأقسام، مما يُساعد على خلق بيئة عمل إيجابية.
أنواع التراسل الإداري:
يتنوع التراسل الإداري حسب الغرض منه، ومن أهم أنواعه:
- التراسل الداخلي: يُستخدم بين مختلف الإدارات والأقسام داخل المؤسسة الواحدة.
- التراسل الخارجي: يُستخدم بين المؤسسة والجهة الخارجية، مثل: الجهات الحكومية، أو الشركات، أو العملاء.
- التراسل الرسمي: يُستخدم في الأمور الرسمية، مثل: القرارات، أو التقارير، أو العقود.
- التراسل غير الرسمي: يُستخدم في الأمور غير الرسمية، مثل: المراسلات اليومية بين الموظفين.
قواعد التراسل الإداري الفعال:
لكي يكون التراسل الإداري فعالًا، يجب مراعاة بعض القواعد الأساسية، منها:
- الوضوح: يجب أن تكون الرسالة واضحة و مُوجزة، وأن تُعبّر عن الغرض منها بشكل مباشر.
- الدقة: يجب أن تكون المعلومات الواردة في الرسالة دقيقة و صحيحة.
- المهنية: يجب أن يكون أسلوب الرسالة مهنيًا و محترمًا.
- التنظيم: يجب أن تكون الرسالة مُنظّمة و مُقسمة إلى فقرات واضحة.
- السرية: يجب مراعاة السرية في بعض أنواع التراسل، مثل: التراسل المالي أو التراسل المتعلق بالأمن.
قواعد عامة إضافية:
فيما يلي بعض القواعد العامة الإضافية للتراسل الإداري:
1. احترام التسلسل الإداري:
- يجب توجيه المراسلات إلى السلطة المكلفة أو المختصة، مع شرط مرورها عبر الإدارات و المؤسسات الوسيطة.
- يمنع على أي مؤسسة أو أي شخص اعتباري، أن يراسل سفارة بشكل مباشر.
- يجب مراعاة هيكل الوزارة أو المؤسسة عند توجيه المراسلات.
2. استخدام الاسم المعنوي:
- توجه الرسالة إلى المسؤول المعني بصفته الإدارية، دون اللجوء إلى اسمه الشخصي.
- تُكتب الرسالة باسم المؤسسة أو الإدارة المُرسلة.
3. شخصية الرسالة:
- تُعتبر الرسالة ذات طابع شخصي، فردي لا جماعي.
- يكتب كل شخص رسالة بمفرده، حتى لو كان الموضوع يهم أكثر من شخص.
4. وضوح الخط:
- يجب كتابة الرسالة بخط واضح و مقروء.
- يُمكن استخدام الكتابة على الآلة لتحسين وضوح الخط.
5. نوعية الأوراق:
- تُكتب الرسالة في أوراق بيضاء أو وزارية من حجم (21 × 29 سم).
6. نسخ الرسالة:
تُكتب المراسلة في أربع نسخ، تُوزّع كالتالي:
- يحتفظ المعني بالأمر بنسخة تحمل رقم الإرسال و تاريخه.
- يحتفظ الرئيس المباشر بنسخة.
- يُوجّه الأصل مع نسخة إلى الجهة المختصة.
- قد تحتفظ النيابة بتلك النسخة.
7. الحمدلة والبسملة:
- يُستحسن البدء بـ "الحمد لله و حده" أو "بسم الله الرحمن الرحيم" في كتابة المراسلات الإدارية، وذلك انسجامًا مع المبادئ الإسلامية في التعامل و الكتابة، و مع الأحاديث النبوية الشريفة.
- تُعتبر الحمدلة والبسملة تعبيرًا عن الشكر و الامتنان لله تعالى، و اعترافًا بفضله و نعمه ودعاءً للبركة و التوفيق في العمل.
- تُضفي الحمدلة على الرسالة طابعًا دينيًا و أخلاقيًا وإيمانيًا و روحانيًا.
8. الرأس:
- يُكتب الرأس في أعلى اليمين، و يتضمن اسم الجهة المُرسلة و هيكلها الإداري.
- إذا كانت الجهة المُرسلة موظفًا، فيجب كتابة اسمه و لقبه و رقمه الوظيفي و إدارته و مقر عمله.
9. المكان و التاريخ:
- يُكتب المكان و التاريخ الهجري و الميلادي في أعلى اليسار.
- يجب كتابة تاريخ الإرسال بدقة.
10. المرسل إليه:
- تُكتب الجهة المُرسل إليها بوضوح و دقة، مع مراعاة التسلسل الإداري.
- يجب كتابة اسم و لقب المسؤول المُرسل إليه.
11. الموضوع:
- يُكتب الموضوع بوضوح و إيجاز، ليعكس محتوى الرسالة.
- يجب أن يكون الموضوع مُحددًا و دقيقًا.
12. المرجع:
- يُكتب المرجع في أسفل الموضوع، و يتضمن رقم و تاريخ الرسالة السابقة إن وجدت.
- يُستخدم المرجع لربط الرسالة الحالية برسالة سابقة.
13. التحيّة:
تُكتب التحيّة في وسط الرسالة، و تُستخدم إحدى الصيغتين التاليتين:
- "سلام تام بوجود مولانا الإمام المؤيد بالله."
- "سلام تام بوجود مولانا الإمام نصره الله."
14. صياغة نص الرسالة:
- يجب أن تكون صياغة الرسالة واضحة و مُوجزة و مُباشرة.
- يجب استخدام لغة رسمية و مهنية.
- يجب تجنب الأخطاء اللغوية و الإملائية.
- يجب تقسيم الرسالة إلى فقرات واضحة.
15. الاختتام:
- تُختتم الرسالة بكلمة "والسلام".
16. التوقيع:
- يجب توقيع جميع نسخ الرسالة من قبل المُرسل.
- يجب أن يكون التوقيع واضحًا و مقروءًا.
17. المرفقات:
- تُذكر المرفقات في أسفل الرسالة، مع كتابة عددها و نوعها.
نصائح إضافية:
- يجب مراعاة آداب الكتابة و احترام المُرسل إليه.
- يجب مراجعة الرسالة بدقة قبل الإرسال للتأكد من خلوها من الأخطاء.
- يجب الاحتفاظ بنسخة من الرسالة للمرجعية.
بإتباع هذه القواعد و النصائح، يمكن كتابة مراسلات إدارية فعالة تُساهم في تحسين سير العمل و التواصل داخل المؤسسات.
التسميات
وثائق