الميزانية ومراقبة نفقات التعداد السكاني:
- حيث أنه لا يوجد نظام شامل يمكن التوصية به لوضع ميزانية التعداد ومراقبة النفقات إذ أن الممارسات المالية تختلف كثيراً بين الدول وإن كان هنالك عدد قليل من المبادئ المقبولة بشكل عام يمكن ملاحظتها.
أولاً قبل كل شيء فإن التخطيط الفعال ومراقبة مختلف عمليات التعداد لا يمكن أن يتحقق دون القيام بعمل تقديرات مالية دقيقة جداً لتكلفة كل عملية من عمليات التعداد ويشمل ذلك كافة عناصرها مهما كانت صغيرة في حجمها.
يقترح بعمل مسودة قائمة بالأنشطة المتعلقة بالتعداد تكون مفصلة بقدر الإمكان وذلك لإعداد الميزانية بالطريقة التي تتوافق وتنسجم مع قائمة الأنشطة هذه.
ثانياً من المهم جداً أن ترفع خطة وميزانية التعداد هذه من جانب الأجهزة الإحصائية الوطنية إلى حكوماتهم في وقت مبكر وملائم لتسهيل عملية تخصيص الموارد اللازمة من الميزانيات الوطنية أو من المجتمع الدولي حيثما يكون ذلك ملائماً.
علاوة على ذلك فإن تمويل التعداد ينبغي أن يقوم على أسس قانونية راسخة وملائمة حتى يمكن تحقيق عملية تعداد وطنية فعالة.
- البيانات الخاصة بالإنفاق من التعداد السابق والمصنفة حسب مراحل التعداد بدءاً بالإنفاق على مختلف العناصر الخاصة بالأعمال التحضيرية وانتهاء بالإنفاق على نشر نتائج التعداد يمكن أن توفر قاعدة هامة لتقديرات ميزانية التعداد.
بالطبع إن أرقام التعداد السابق ينبغي تعديلها للأخذ في الاعتبار التغييرات الكمية والنوعية الخاصة بالحواسيب والبرمجيات والتغييرات في معدلات الأجور وتكلفة المعدات والتجهيزات وما شابه والتعديلات المخطط لها في محتوى وأساليب وإجراءات التعداد والتغييرات المتوقعة في المجتمع السكاني نفسه (مثل الحجم الإجمالي ونسبة القاطنين بالمدن ومتوسط حجم الأسرة) وهذه كلها قد تؤثر على هيكل تكاليف التعداد.
في معظم الدول فإن العديد من عناصر التكلفة تميل إلى الارتفاع (مثل معدلات الأجور وحجم السكان) بحيث تكون هنالك ضغوطاً كبيرة لتحقيق وفورات في البنود الأخرى لميزانية التعداد.
- ينبغي على مديرو التعداد تطبيق إجراءات محاسبية ذات شفافية تسمح بالسداد الفوري للمخصصات الدورية لميزانية التعداد من قبل الحكومة الوطنية.
- في حالة تمويل خارجي/ مانحون فإن الشروط المطلوبة ينبغي وضعها في وقت مبكر من خلال النقاش بين المانحون ومكتب الإحصاءات الوطني وبهذا يتم تفادي التأخير في سداد تلك الميزانيات الخاصة بعمليات التعداد.
- على المكاتب الإحصائية الوطنية القيام بإنشاء أنظمة إدارة مالية خاصة يكون من شأنها تسريع عملية صرف الميزانيات وعمل فواتير وإيصالات النفقات بصورة سليمة وتدقيق فعال.
إن تقريراً نظيفاً من مدقق مالي يعتبر إضافة إلى مصداقية العملية التعدادية بحيث تكون الحكومة والمجتمع المدني أكثر ميلاً بقبول النتائج النهائية.
- للحصول على البيانات المطلوبة لرصد نفقات التعداد الجاري وتلك المطلوبة للتخطيط للتعداد التالي ينبغي توفير البيانات المفصلة والدقيقة التالية:
1- عدد وتكلفة كادر التعداد البشري مصنفة حسب الوظيفة وطريقة الدفع.
2- نوع المعدات والمواد التي استخدمت في التعداد وأسلوب الحيازة (أي شراء أم إيجار) والتكلفة.
3- المساحة المكتبية (القياسات السطحية) مصنفة حسب الاستخدام ونوع التكلفة (أي بناء أو تأجير).
4- نوع الخدمات المستخدمة لأجل عمليات التعداد.
الفائدة من المعلومات أعلاه يمكن تعزيزها إذا أمكن تسجيل البيانات حسب مصادر التمويل، بمعنى آخر إن كان الإنفاق خصماً على:
1- ميزانية التعداد الرسمية.
2- ميزانيات أخرى لمكتب التعداد (مثل ميزانية سنوية عادية ليس المقصود بها أغراض التعداد تحديداً أو ميزانيات عامة لهيئة أو إدارة حكومية يكون مكتب التعداد جزءاً منها.
3- أطراف أخرى حكومية.
4- منظمات غير حكومية.
إن هذه البيانات ليست مطلوبة فقط للتخطيط المالي والرقابة ولكن أيضاً للنظر في الخيارات من منظور التكاليف والمزايا بين الأساليب البديلة للقيام بمختلف عمليات التعداد.
بالرغم من أن تجربة النفقات من تعداد سابق للدولة قد توفر تجربة ذات فائدة للتخطيط للتعداد التالي إلا أنه ينبغي ممارسة قدر كبير من الحذر عند استخدام مؤشرات التكلفة من الدول الأخرى.
فالاختلافات في محتوى وتنظيم وعمليات التعداد علاوة على محاسبة التكاليف يمكن أن تؤدي إلى عدم توافق وانسجام بين مقارنات التكلفة من دولة إلى أخرى.
- من المهم أن كافة الأشخاص عند المستوى الإداري والإشرافي والذين سوف يكونون مسئولين عن تنفيذ كل عملية المشاركة في عمل تقديرات بنود الميزانية.
مثل هذا التنظيم للعمل يستلزم تخطيطاً مبكراً ومفصلاً وكذلك الإدراك والإحساس بالتكاليف من جانب أولئك المسئولين عن التعداد.
- عند تنفيذ خطة التعداد فإنه من المؤكد سوف تكون هنالك تغييرات في عدة مناحي بعد عمل التقديرات والحسابات الأصلية.
وبالتالي لا يمكن توقع تناظراً كاملاً بين التقديرات والتكاليف النهائية.
التغييرات في أسعار المكونات الرئيسية ينبغي رصدها بشكل منتظم إما عن طريق تعديل ميزانية التعداد وفقاً لذلك أو تعديل خطة التعداد.
في الواقع أن بناء ميزانية التعداد عادة ما يكون عملية تدريجية حيث أن التقديرات الأولية يتم إحلالها ببيانات أكثر تفصيلاً ودقة للموارد المطلوبة.
يتوجب إعادة النظر في الميزانية ومقارنة الأداء مع الخطط طيلة فترة القيام بالتعداد وإعداد نتائج التعداد.
مع وجود بيانات تفصيلية حول الإنفاق فإن الجهات الحكومية وسلطات التعداد يكونون في وضع أفضل لممارسة الرقابة حول تطورات عمليات التعداد من خلال ميزانية التعداد علاوة على تقييم ورصد فعالية وكفاءة هذه العمليات.
أيضاً فإن هذه البيانات مفيدة جداً لدراسة عمل تطوير وتحسينات في طرق وأساليب التعداد.
التسميات
تعداد سكاني