إعداد برنامج
Microsoft Outlook
لكي يستطيع أي برنامج بريد إلكتروني القيام بأداء مهمته على خير وجه، يحتاج إلى تعريف مجموعة من الإعدادات الخاصة بنظام البريد الإلكتروني.
ولإعداد برنامج Microsoft Outlook بالنقر على الأيقونة الخاصة به والموجودة على سطح المكتب سوف تظهر لك الشاشة الرئيسية الخاصة بالبرنامج، والموضح جزءاً منها (القائمة الرئيسية).
1- انقر على "أدوات" الموجودة في القائمة الرئيسية الموضحة أعلاه، سوف تظهر لك قائمة.
2- انقر على "حساب البريد الإلكتروني" سوف تظهر لك شاشة "حسابات البريد الإلكتروني"، والتي من خلالها يمكنك إضافة حساب بريد إلكتروني جديد أو عرض حسابات البريد الإلكتروني الموجودة أو تغييرها.
3- اختر "إضافة حساب بريد إلكتروني جديد" ثم انقر على زر "التالي" سوف تظهر لك شاشة "حسابات البريد الإلكتروني" (نوع الملقم "المزود").
4- اختر "نوع الملقم" الذي سوف يقوم بتحميل البريد الإلكتروني الخاص بك، وذلك بناءً على توجيهات مزود الخدمة، وغالباً ما يكون POP3.
ومن ثم انقر زر "التالي"، سوف تظهر لك شاشة "حسابات البريد الإلكتروني" (إعدادات بريد إنترنت الإلكتروني" POP3").
سجل بيانات البريد الإلكتروني الخاص بك ومن ثم انقر على زر "التالي".
5- بعد ملء البيانات والنقر على الزر "التالي" انقر على "مزيد من الإعدادات، سوف تظهر لك شاشة "إعدادات بريد إنترنت الإلكتروني"، أكتب الاسم الذي ترغب في تسمية الحساب به، وليكن Yahoo Mail.
6- بعد تسمية الحساب، يجب أن تقوم بتحديد نوع الاتصال المستخدم لإرسال البريد الإلكتروني (وهو الاتصال الذي تستخدم للدخول على الإنترنت)، ويتم ذلك بالنقر على "اتصال"، سوف تظهر لك شاشة، قم بتحديد نوع الاتصال وليكن عن طريق الخط الهاتفي العادي ومن ثم اختيار اسم الاتصال الذي تستخدمه للدخول على الإنترنت، ومن ثم النقر على زر "موافق" سوف تظهر لك شاشة، انقر على زر "التالي".
7- بعد النقر على زر "التالي" في الخطوة السابقة سوف تظهر لك شاشة تفيدك بأنه قد تم إدخال كافة المعلومات المطلوبة لإعداد حساب البريد الإلكتروني الخاص بك".
بعد قراءة هذه الرسالة انقر على الزر "إنهاء" بعدها سوف تعود إلى الصفحة الرئيسية الخاصة ببرنامج آوت لوك .
سوف نكتفي هنا بشرح مبسط لكيفية استخدام برنامج Outlookكنظام للبريد الإلكتروني.
كيفية إنشاء رسالة وإرسالها:
عند وجود عنوان البريد الإلكتروني الصحيح لديك ، يمكنك استخدام Outlook لإرسال رسالة إلى أي شخص لديه اشتراك في البريد الإلكتروني.
ويشتمل البرنامج على نموذج رسالة يمكنك استخدامه وملئه بالمعلومات المطلوبة.
والخطوات المطلوبة هي:
والخطوات المطلوبة هي:
1- فتح نموذج رسالة جديدة:
- انقر فوق زر "جديد" على شريط الأدوات لفتح نافذة رسالة جديدة.
- انقر فوق زر "جديد" على شريط الأدوات لفتح نافذة رسالة جديدة.
2- إدخال المستلمين:
- انتقل إلى داخل مربع النص (إلى..) ثم اكتب العنوان البريدي للشخص الذي تود إرسال الرسالة إليه، وهناك طريقة أخرى هي أن تقوم بكتابة اسم الشخص مباشرة في مربع النص وفي هذه الحالة يقوم Outlook بملاحظة الاسم وكتابة العنوان البريدي مباشرة، وذلك بشرط أن يكون اسم هذا الشخص مدرجاً من قبل في قائمة جهات الاتصال.
- انتقل إلى داخل مربع النص (إلى..) ثم اكتب العنوان البريدي للشخص الذي تود إرسال الرسالة إليه، وهناك طريقة أخرى هي أن تقوم بكتابة اسم الشخص مباشرة في مربع النص وفي هذه الحالة يقوم Outlook بملاحظة الاسم وكتابة العنوان البريدي مباشرة، وذلك بشرط أن يكون اسم هذا الشخص مدرجاً من قبل في قائمة جهات الاتصال.
ولإرسال الرسالة لأكثر من شخص اكتب أسماء أو العناوين البريدية لهؤلاء الأشخاص مع وضع علامة منقوطة (,) بين كل اسم وآخر.
- لإرسال نسخة طبق الأصل من الرسالة إلى شخص أو أشخاص آخرين، انتقل إلى داخل مرع النص (نسخة..) ثم اكتب العناوين البريد الإلكترونية لهم بفاصلة منقوطة بين كل اسم وآخر.
- لإرسال نسخة طبق الأصل من الرسالة إلى شخص أو أشخاص آخرين ولكنها مخفية، انتقل إلى داخل مربع النص (مخفية..) ثم اكتب العناوين البريد الإلكترونية لهم بفاصلة منقوطة بين كل اسم وآخر.
3- كتابة موضوع الرسالة:
- تقل إلى داخل مربع النص (الموضوع): واكتب فيه جملة قصيرة تعبر عن محتوى الرسالة أو الغرض منها، لاحظ أن ما تكتبه في هذا الجزء سوف يظهر كعنوان للرسالة في مجلد علبة الوارد للأشخاص الذين قمت بإرسال الرسالة إليهم ، وبالتالي يكون لديهم فكرة حول موضوع الرسالة قبل فتحها وقراءتها.
- تقل إلى داخل مربع النص (الموضوع): واكتب فيه جملة قصيرة تعبر عن محتوى الرسالة أو الغرض منها، لاحظ أن ما تكتبه في هذا الجزء سوف يظهر كعنوان للرسالة في مجلد علبة الوارد للأشخاص الذين قمت بإرسال الرسالة إليهم ، وبالتالي يكون لديهم فكرة حول موضوع الرسالة قبل فتحها وقراءتها.
4- كتابة الرسالة:
انقر في المربع الكبير الخاص بمتن الرسالة ، واكتب بطريقة عادية تماماً مثل ما تفعل عند كتابة ملف Word، ويمكنك استخدام أدوات التنسيق لحجم الخط ونمط الخط ولونه وحجمه وهكذا.
انقر في المربع الكبير الخاص بمتن الرسالة ، واكتب بطريقة عادية تماماً مثل ما تفعل عند كتابة ملف Word، ويمكنك استخدام أدوات التنسيق لحجم الخط ونمط الخط ولونه وحجمه وهكذا.
5- إرسال الرسالة:
- يعد الانتهاء من كتابة الرسالة الضغط على زر إرسال، مع ملاحظة أنه إذا كنت متصلا بالإنترنت (أو مزود الخدمة) سوف يتم إرسال الرسالة فوراً إلى الأشخاص المحددين، أما إذا لم تكن متصلاً بالإنترنت فيتم تحويل الرسالة إلى (علبة الصادر)، وهكذا تجتمع كل الرسائل بعلبة الصادر، وحين تعاود الاتصال يتم إرسال تلك الرسائل دفعة واحدة من علبة الصادر إلى الأشخاص المعنيين .
- يعد الانتهاء من كتابة الرسالة الضغط على زر إرسال، مع ملاحظة أنه إذا كنت متصلا بالإنترنت (أو مزود الخدمة) سوف يتم إرسال الرسالة فوراً إلى الأشخاص المحددين، أما إذا لم تكن متصلاً بالإنترنت فيتم تحويل الرسالة إلى (علبة الصادر)، وهكذا تجتمع كل الرسائل بعلبة الصادر، وحين تعاود الاتصال يتم إرسال تلك الرسائل دفعة واحدة من علبة الصادر إلى الأشخاص المعنيين .
كيفية قراءة رسالة واردة:
استخدم مجلد (علبة الوارد Inbox) لعرض الرسائل التي تستقبلها في Outlook، ويتم عرض جميع الرسائل الواردة (كل رسالة في سطر مستقل)، حيث يحتوي كل سطر على حقول تحتوي معلومات هامة مثل: حقل موضوع الرسالة (أو عنوان الرسالة)، وحقل (من) الذي يبين الشخص الذي أرسل هذه الرسالة، وحقل (التاريخ) الذي يخبر بموعد استقبال الرسالة، وعدد آخر من الأعمدة تحدد مستوى أهمية الرسالة، وإذا ما كنت تحتوي على ملف مرفق ، ولفتح الرسالة وقراءتها انقر عليها بزر الفارة الشمال.
استخدم مجلد (علبة الوارد Inbox) لعرض الرسائل التي تستقبلها في Outlook، ويتم عرض جميع الرسائل الواردة (كل رسالة في سطر مستقل)، حيث يحتوي كل سطر على حقول تحتوي معلومات هامة مثل: حقل موضوع الرسالة (أو عنوان الرسالة)، وحقل (من) الذي يبين الشخص الذي أرسل هذه الرسالة، وحقل (التاريخ) الذي يخبر بموعد استقبال الرسالة، وعدد آخر من الأعمدة تحدد مستوى أهمية الرسالة، وإذا ما كنت تحتوي على ملف مرفق ، ولفتح الرسالة وقراءتها انقر عليها بزر الفارة الشمال.
تلقي الرسائل الجديدة:
لمعاينة الرسائل الجديدة انقر أولاً فوق زر "علبة الوارد" ثم من القائمة انقر فوق "أدوات" ثم أشر إلى "إرسال /تلقي" ثم اختر الحساب الذي تود استقبال الرسائل منه.
إذا لم تكن متصلاً بالإنترنت فإن Outlook يقوم بالاتصال بمزود الخدمة نيابة عنك ، باستخدام المعلومات التي قمت بإدخالها من قبل، لجلب رسائلك الجديدة وحفظ تلك الرسائل بجهازك الشخصي.
* معاينة الرسائل الجديدة وفتحها:
تظهر الرسائل الجديدة بخط أسود عريض في مجلد (علبة الوارد)، وعند اختيار الرسالة تظهر تفاصيلها في الجزء الأسفل من الشاشة، أما إذا كانت الرسالة طويلة فيمكن فتحها في نافذة خاصة بها وذلك بالنقر المزدوج على هذه الرسالة ، وهكذا يمكنك تصفح الرسالة.
* عمليات متنوعة يمكن إجراؤها على الرسائل:
عند النقر المزدوج على الرسالة في علبة الوارد تظهر نافذة الرسالة ، ومنها يمكنك إجراء العمليات التالية:
- الرد على الرسالة:
يمكنك الرد على أي رسالة استقبلتها وذلك بإرسال الإجابة على الشخص المرسل، كما يمكنك أيضاً تمرير الرسالة (أي إرسال نفس الرسالة إلى أشخاص آخرين).
يمكنك الرد على أي رسالة استقبلتها وذلك بإرسال الإجابة على الشخص المرسل، كما يمكنك أيضاً تمرير الرسالة (أي إرسال نفس الرسالة إلى أشخاص آخرين).
فعند الضغط على زر (رد على الرسالة) تظهر نافذة رسالة ويكتب Outlook بطريقة آلية في مربع الحوار (إلى ..) عنوان الشخص الذي سوف يتلقى الرد، وهو بالطبع مرسل الرسالة التي تقوم بالرد عليها.
كما يضع Outlook في مربع الموضوع حرفي (re) ثم موضوع الرسالة الأصلي في إشارة إلى أن هذه الرسالة هي رد على رسالة سابقة.
وكذلك يقوم Outlook بوضع نسخة من الرسالة القديمة في مربع (الرسالة)، بحيث يمكنك حذف أي جزء من الرسالة القديمة وكتابة الرد عليها ثم إرسالها.
- تمرير الرسالة:
وإذا أردت تمرير الرسالة إلى أي شخص قم بالنقر على زر (إعادة توجيه) فتظهر نافذة رسالة ، يضع Outlook في مربع الموضوع حرفي (FW) ثم موضوع الرسالة الأصلي في إشارة على أن هذه الرسالة تم تمريرها، وكذلك يقوم Outlook بوضع نسخة من الرسالة القديمة في مربع (الرسالة)، وكل ما عليك هو كتابة عنوان (أو عناوين) الشخص الذي تود توجيه الرسالة إليه ثم الضغط على زر إرسال.
وإذا أردت تمرير الرسالة إلى أي شخص قم بالنقر على زر (إعادة توجيه) فتظهر نافذة رسالة ، يضع Outlook في مربع الموضوع حرفي (FW) ثم موضوع الرسالة الأصلي في إشارة على أن هذه الرسالة تم تمريرها، وكذلك يقوم Outlook بوضع نسخة من الرسالة القديمة في مربع (الرسالة)، وكل ما عليك هو كتابة عنوان (أو عناوين) الشخص الذي تود توجيه الرسالة إليه ثم الضغط على زر إرسال.
- إرفاق ملف مع الرسالة:
يمكن إرفاق أي نوع من المستندات مع الرسالة، كأن ترسل نسخة من سيرتك الذاتية للتقدم لوظيفة، أو ترسل تقريراً إلى رئيسك في العمل لمراجعته أو حتى حلول التمارين.
يمكن إرفاق أي نوع من المستندات مع الرسالة، كأن ترسل نسخة من سيرتك الذاتية للتقدم لوظيفة، أو ترسل تقريراً إلى رئيسك في العمل لمراجعته أو حتى حلول التمارين.
ولإرفاق ملف بعد الانتهاء من إنشاء الرسالة وكتابتها اتبع الإرشادات التالية:
1- أنقر فوق قائمة "إدراك".
2- انقل "ملف" سوف يتم فتح شاشة "إدراك ملف".
3- اختر الملف الذي تريد إرفاقه.
4- انقر الزر "إدراك".
التسميات
انترنت