بِهدف التأكد من توجيه الموارد لتلبية احتياجات وأولويات الجامعة, يلزم إعداد موازنة تَــــشمل المصروفات والإيرادات بطريقة شاملة ويجب التنبؤ بأية تغيُرات في توقعات الموازنة وإدارتها.
كما تقوم عملية الموازنة بأداء دور أداة التحكم والتخطيط الرئيسية لتحقيق الربط بين بَرامج الجامعة المُتعددة والموارد المالية اللازمة لنجاح تلك البرامج؛ ولذلك يلزم الانتهاء من الموازنات وإدراجها ضمن النظام المالي للجامعة قبل بداية كل سنة مالية جديدة.
ويجب أن تَــــشتمل الموازنة على كلا من المكونات الرأسمالية والتشغيلية على حد سواءً والتي يجب إدراجها لتعكس تأثير النشاطات الرأسمالية على الموازنة التشغيلية.
يلزم الحصول على موافقة مجلس أمُناء الجامعة أو من يُمثلهم واللجنة التنفيذية التابعة لمجس الأمُــناء على طلب الموازنة للحكومة قبل الشروع في إجراء المُناقشات/ المُفاوضات الرسمية مع هيئات التمويل الخارجية.
يتحمل المدير المالي مسؤولية إعداد ومراجعة ومُراقبة الموازنة التي تم التصديق عليها.
يتحمل كل مدير/ عميد مسؤولية إعداد مُقترحات الموازنة لتقديمها كجزء من العملية السنوية لتطوير الموازنة، وتتطلب الموازنة عملية فهم المكونات الأساسية للموازنة من جانب الأقسام الأكاديمية والبحثية أو رؤساء الوحدات والمراكز.
ويتم تفويض مسؤوليات تفاصيل الموازنة إلى الكلية وفريق العمل الذين لديهم صلاحيات فِعلية لاتخاذ القرارات، بينما تقتصر مسؤولية الأقسام والكليات ومراكز البحوث على تصدير موازنة الإيرادات وما يرتبط بها من نفقات لجميع مجالات النشاط الخاصة بهم.
بُــناءً على التوجيهات الصادرة نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية، يلتزم المدير المالي (و/أو ممثله ومسئول موازنة الجامعة) باقتراح الصيغة والهيكل التي يتم خلالهم تَـــقديم اقتراحات الموازنة ومساعدة نواب الرئيس والعمداء ورؤساء الأقسام في ابتكار الخطط.
كما يُــمكن لهم أيضًا تقديم مجموعة من أدوات التخطيط المالي المدعومة مَركزيًا للمُساعدة في تقديم المقترحات المُلائمة بالإضافة إلى الإسهام الكامل في عملية التخطيط والمُراقبة المالية وإعداد التقارير.
التسميات
جامعة قطر