التعاقد مع جهات أخرى لإنجاز التعداد.. زيادة الكفاءة من خلال الاستفادة من الأساليب والتقنيات المتطورة والحصول على تكلفة منخفضة من خلال عملية الاختيار التنافسي

التعاقد مع جهات أخرى لإنجاز التعداد:

- تقوم العديد من الدول حالياً بالتعاقد مع جهات أخرى لإنجاز بعض مهام أو أنشطة التعداد.

وهذا يعزي إلى حقيقة أن التعاقد مع جهات أخرى هو أحد الوسائل لزيادة الكفاءة من خلال الاستفادة من الأساليب والتقنيات المتطورة وليست بالضرورة متوفرة بالمكتب الإحصائي الوطني أو الجهة الحكومية المسئولة عن القيام بالتعداد.

في نفس الوقت يمكن الحصول على تكلفة منخفضة من خلال عملية الاختيار التنافسي.
عموماً فإنه ليست كافة مهام التعداد تكون ملائمة لإسنادها لجهات أخرى أو التعاقد بشأنها.

إن ملائمة التعاقد مع جهات أخرى ينبغي تحديدها خطوة بخطوة بعد تقسيم كافة مهام التعداد على مراحل.

من خلال عملية التعداد ككل فإن الأنشطة يجب تنفيذها بأسلوب يرضى الجمهور عامة (آخذين في الاعتبار دقة النتائج والحصول عليها في الوقت المناسب).
لا ينبغي تنفيذ أي جزء من مهام العمل بأسلوب يؤدي إلى فقدان ثقة أفراد المجتمع.

وعليه لكي نقرر ملائمة التعاقد مع جهات أخرى فإنه ينصح بأن تقوم المكاتب الإحصائية الوطنية بالنظر في المعايير التالية بكل عناية:
1- الحماية الكاملة لسرية البيانات.
2- أسلوب ضمان السرية الذي يرضي أفراد المجتمع.
3- ضمان إجراءات تأمين الجودة.
4- القدرة على إدارة ومراقبة مهام / أنشطة التعداد المسندة إلى جهات أخرى.
5- التحكم في الكفاءة الرئيسية لمكتب الإحصاءات الوطني وملائمة القرار آخذين في الاعتبار الظروف الخاصة بكل دولة.

- ضمان السرية هي القضية الأولى والأكثر أهمية التي ينبغي على مكاتب الإحصاءات الوطنية أخذها في الاعتبار.

إن المكاتب الإحصائية الوطنية تكون مسئولة عن سرية البيانات من حيث التصور والواقع. من الصعوبة بمكان على المكاتب الإحصائية الوطنية اكتشاف تسرب أو سوء استخدام للبيانات السرية من خلال الرصد والرقابة المتأخرة.

وبالتالي ينبغي تجنب إسناد مهام يكون لها مثل هذه المخاطر إلى مقاولين خارجين.
على سبيل المثال في مرحلة جمع البيانات فإنه ينصح بعدم الاستعانة بمصادر خارجية حيث أن ذلك يرتبط بشدة بعملية اكتساب ثقة المواطنين والكفالة التامة للسرية.

حينما يتم استخدام كادر من العدادين المؤقتين بموجب عقود ينبغي أن يكون ذلك بأسلوب يخضع لإجراءات صارمة للرصد والرقابة من قبل المكتب الإحصائي الوطني.

استخدام هؤلاء العدادين ينبغي أن يتم بأسلوب يكون محكوماً بتشريع إحصائي ملائم للحفاظ على سرية البيانات التي يقومون بجمعها.

- القضية الثانية الهامة والتي ينبغي النظر فيها بعناية هي إيصال ضمانات السرية إلى أفراد المجتمع.

وفقاً لما تم إيضاحه في "الوظائف الأساسية للتعداد" فإنه ينبغي القيام بالتعداد بالأسلوب الذي يمكن أن يؤدي إلى أفضل النتائج الموثوق بها وبالطريقة التي تحوز على ثقة المجتمع من حيث التصور والواقع.

إذا لم يتم تحقيق أياً من هذه الصفات يكون الأسلوب المستخدم علاوة على النتائج المتحصل عليها لا يلقى قبولاً من قبل المجتمع وقد يؤدي ذلك إلى أن يكون التعداد القائم موضع تساؤل كبير وعليه فإن تأمين سرية البيانات لا تعني فقط الحماية الفعلية لسرية البيانات ولكن تعني مفهوم الحماية لدى أفراد المجتمع وإشاعة روح الأمن الداخلي.

- القضية الهامة الثالثة التي ينبغي أخذها في الاعتبار عند الاستعانة بمصادر خارجية هي ضمان الجودة التي ينبغي تأمينها.

النقطة الأساسية هنا هي أن المكتب الإحصائي الوطني يكون مقتنعاً بأن السلع والخدمات المدفوع قيمتها قد يتم توفيرها.
في هذا الشأن فإن التكلفة ينبغي ألا تكون لها الأولوية في الاعتبار وتحديد مقدم العرض الفائز.

بالرغم من أنه يفضل الدخول في منافسة عادلة بين عدد من الشركات لخفض التكلفة إلا أنه يجدر بنا أن نشير إلى أن الأخذ في الاعتبار السعر الأقل في العروض كعامل اختيار ربما يؤثر سلباً على نوعية المهمة المطلوب تنفيذها بواسطة مقدم المناقصة الفائز.

فالأعمال ذات الجودة المتدنية قد تتسبب في فقد الكثير من الثقة لدى المجتمع.
لتقييم جودة  العمل، كجزء من عملية تخصيص العقد، ينبغي الطلب من المقاولين المرشحين توفير نماذج من أعمالهم (مثل الطباعة، صناعة الحقائب... إلخ) أو إن كان ذلك غير ممكن، عمل قائمة بالجهات التي يمكن الاتصال بها للتحقق من إدعاءاتهم و/أو المواقع التي يمكن فحص أعمال سابقة بها.

بمجرد ترسية العقد يصبح من الضرروي مراقبة تطور الأعمال الموكلة إلى الشركة المختارة وعلى مكتب الإحصاء الوطني التأكد من أن نظاماً لرصد الجودة قد تم إدراجه في العقد.

وعليه فإنه عند النظر في إجراءات سليمة لإسناد أعمال لجهات أخرى، يتوجب على المكاتب الإحصائية الوطنية الأخذ في الاعتبار تكاليف إنشاء نظام أو جهاز رصد لمراقبة الأعمال التي يتم إسنادها إلى هذه الجهات.

- القضية الهامة الرابعة فيما يتعلق بإسناد أنشطة التعداد إلى مصادر خارجية هي إجراءات تقييم وتقدير إمكانيات وقدرات الشركات المرشحة.

عبر هذه الإجراءات يتوجب على المكاتب الإحصائية الوطنية أن تقيم بالكامل كلاً من قدرات وعدم قدرات الشركات وذلك لاختيار الفائز الذي سوف تسند له الأنشطة المعنية.

يوصى بشدة الأخذ في الاعتبار المزايا العملية والمالية بعد تقييم قدراتهم حيث أن الشركات يكون لها مخاطر محتملة للإفلاس أو تغيير مجال نشاطها.

يجب أن نضع في حسباننا أنه إذا كانت الشركة المختارة غير قادرة على تحقيق المهام المناطة بها فإن المشاكل المحتملة لا يمكن حلها عن طريق فرض الجزاءات.

إن الإشكالية الكبيرة التي يمكن أن تحدث هي أن الناس قد لا يستطيعون استخدام نتائج دقيقة وحديثة للتعداد.

في هذه الحالة قد تفقد المكاتب الإحصائية الوطنية ثقة المجتمع في التعداد بل وحتى في تعدادات مستقبلية أو المشاريع الإحصائية الروتينية الأخرى التي يجريها مكتب الإحصاء.

وعليه فإنه من المهم جداً أن تتبع المكاتب الإحصائية الوطنية أسلوباً تكون فيه المخاطر في حدها الأدنى بقدر الإمكان.

- بالإضافة إلى إدارة الأنشطة أو المهام المسندة إلى مصادر خارجية فإنه من المهم أن تكون هنالك قدرة أو مرونة على التأقلم مع التغييرات المفاجئة أو غير المتوقعة في الأوضاع.

ينبغي الإشارة هنا بأن الاستعانة بمصادر خارجية لا يعني بالضرورة نفقات أقل ففي بعض الأحيان نجد أن أعباء تكاليف الرقابة والنفقات الطارئة والأمور الأخرى قد تعرض التعداد للخطر.

يوصى بأن بعض المهام و/أو الأنشطة التي يصعب إدارتها ينبغي تنفيذها بواسطة المكاتب الإحصائية الوطنية نفسها.

على المكاتب الإحصائية الوطنية أن تقرر وتحدد أنشطة التعداد المسندة إلى مصادر خارجية من وجهة النظر هذه.

- أيضاً ينصح بأنه في حالة الأنشطة الهامة مثل ترميز الحالة التعليمية والمهن والتصنيف الصناعي فإنه ينبغي توخي الحذر لتأمين التدريب الملائم للعاملين للقيام بالمهمة خاصة إذا جرى إسنادها إلى مصادر خارجية.

ينبغي توفير نفس الاهتمام والتدريب حتى إذا كانت المهمة سوف تنجز من قبل المكتب الإحصائي الوطني أو الجهة المنظمة للتعداد.

يعود ذلك إلى حقيقة أن عملية الترميز تعتمد على اختلافات طفيفة ومستوى الترميز (تصنيفات عامة ومفصلة وفقاً لمعايير الترميز المختلفة) علاوة على أدلة الترميز وتدريب المرمزين.

على ضوء هذه المعايير الدقيقة فإنه من الصعوبة إعداد دليل ترميز كامل قبل دراسة الاستمارة المستوفاة.

- التعدادات هي عمليات ضخمة تحوي كمية بيانات هائلة تتطلب ترميزاً وتدقيقاً.
لتخفيض الموارد البشرية المطلوبة وتحسين توقيت واتساق ودقة البيانات يمكن استخدام أساليب الترميز الآلية.

إن بعض الدول قد بدأت بالفعل في تنفيذ أساليب الترميز الآلي الخاصة بالعناوين والدول والتعليم والمهن والأنشطة.

إن عمل البرامج الحاسوبية التطبيقية يمكن إسناده إلى مصادر خارجية بالرغم من أن القواعد التي ينبغي إتباعها يتوجب تحديدها بكل عناية بواسطة المكتب الإحصائي الوطني والذي ينبغي عليه الاحتفاظ بمسئولية تنفيذ النظام.

تطبيقات البرنامج الحاسوبي يمكن استخدامه في العمليات الإحصائية الأخرى لجمع البيانات والتي يقوم بتنفيذها المكتب الإحصائي الوطني.