الحاجة إلى نظام لإدارة الجودة لعملية التعداد.. قابلة للتطبيق وخاصة بالنسبة للمهام التي تكرر بكثرة مثل مرحلة معالجة البيانات في التعداد

الحاجة إلى نظام لإدارة الجودة لعملية التعداد:

- خاصية الجودة الرئيسية الخاصة بالعلاقة والصلة الوثيقة لمخرجات التعداد وكيفية ضمانها تمت مناقشتها أعلاه بالإضافة إلى ضرورة الأخذ في الاعتبار الدقة والتوقيت المناسب والتكلفة.

إن الجودة أمر نسبي وفي نهاية الأمر تعتمد على ما هو مقبول أو يتفق مع الهدف وليس مفهوماً للكمال المجرد.

- القصور في الجودة (على سبيل المثال تأخير نشر المخرجات) هي عادة ما تكون نتاجاً لقصور في العملية وليس تصرفات من جانب الأفراد الذين قاموا بتلك العملية.

إن الطريق إلى ضمان وتحسين الجودة هو القدرة المستمرة على قياس التكلفة والتوقيت المناسب والدقة لعملية معينة بحيث أن يكون في الإمكان تصحيح العملية حينما يكون هنالك ما يشير إلى انخفاض في الجودة.

ضمان الجودة يركز على منع إعادة حدوث الأخطاء ورصد الأخطاء بسهولة وإخطار العاملين حتى لا تستمر تلك الأخطاء.

- بحكم أنها تتكرر فإن دائرة الجودة تكون قابلة للتطبيق وخاصة بالنسبة للمهام التي تكرر بكثرة مثل مرحلة معالجة البيانات في التعداد. عموماً فإن المبدأ العام ينطبق على كافة العمليات.

على سبيل المثال فإن الفرصة تكون قليلة لتقييم الأداء وتحديد المشاكل وتطبيق الإجراءات التصحيحية في بعض المراحل مثل عملية العد وذلك بسبب القيود الزمنية وطبيعة بعض العمليات كونها مرة واحدة فقط وكذلك قضايا الاتصالات.

لكن لا يزال في الإمكان القيام بها مع التخطيط والتوثيق بعناية قبل التعداد.

- من المهم عمل تقييم كامل في نهاية كل مرحلة من مراحل التعداد.

على وجه الخصوص ينبغي القيام بذلك لبعض المراحل مثل مرحلة العد بحيث أن الطبيعة الأساسية للمعرفة الخاصة بالتنظيم في دائرة الجودة يمكن دفعها إلى الأمام في التعداد التالي.

- وحيث أن الأفراد يلعبون دوراً هاماً أساسياً في معظم عمليات التعداد فإنهم في وضع جيد لتحديد مشاكل الجودة وتوفير الحلول.

وعليه فإن الجودة ليست فقط نتاج لتطبيقات ميكانيكية لإجراءات مسبقة الإعداد وإنما تعتمد على مزيج من:
1- عمليات مؤسسة وموثقة.
2- أنظمة لرصد ومراقبة مخرجات هذه العمليات.
3- تشجيع فعال من جانب الإدارة لإشراك العاملين القائمين بالعمليات في تحديد وتسوية القصور الخاص بالجودة.

- في حين أن عناصر دائرة الجودة مثل آلية رصد الجودة قد يكون لها تشابهاً ظاهرياً لبعض عناصر أساليب ضبط الجودة التقليدية إلا أنها في الواقع مختلفة تماماً.

رقابة الجودة التقليدية تقوم على تصحيح الخطأ بعد حدوثه حيث أن تركيز دائرة الجودة يكون على تحسين العملية التي تسببت في الخطأ والتي قد تكون أياً من خصائص التكلفة أو التوقيت المناسب أو الدقة وانخفاضها دون المستويات المحددة.

إن عملية بسيطة لتصحيح الخطأ قد تعاني من أياً مما يلي:
1- تضيف كثيراً إلى تكلفة العملية.
2- عملية الفحص قد تفشل في رصد الأخطاء الحقيقية أو رصد أخطاء بشكل غير صحيح.
3- عملية التصحيح قد تقوم بإدخال أخطاء على البيانات.
4- إن المشغلين يتولون مسئولية أقل لجودة أعمالهم باعتبار أنها مسئولية المشرفين.
5- حينما يتم فحص عينة من الوحدات فإن جودة البيانات تكون مكفولة فقط لتلك الوحدات التي جرى فحصها.

- ينبغي أن يكون التركيز على تحسين العملية بدلاً عن تصحيحها.
وعليه فإنه من المظاهر الهامة لإدارة الجودة ليس تصحيح الأخطاء التي يتم رصدها من خلال عملية مراقبة الجودة ما لم تكن ذات طبيعة خطيرة أو قابلة للتطبيق بشكل عام.

إن الخطأ القابل للتطبيق بشكل عام يمكن أن يكون خطأ نظام يقوم بعمل تفسير خاطئ كلما تكرر حدث عادي.
وعليه فمن الأفضل تركيز الموارد على تحسين العمليات وبالتالي الجودة بشكل عام.