مسؤولية الموظفين عن أصول جامعة قطر.. فصل مسؤولية تنظيم واستلام وجرد الأصول بحيث لا يتم إسناد جميع هذه المسؤوليات إلى الموظف نفسه

يستخدم العاملون أصول الجامعة في جامعة قطر للأغراض المصرح بها لسياسة وإجراءات الجامعة.

يتحمل المدير/ العميد مسؤولية تنفيذ الأنظمة المناسبة للرقابة الداخلية لمنع سوء الإدارة أو الاحتيال أو السرقة أو استخدام أصول الجامعة بشكل شخصي.

يتم مراعاة التعليمات التالية للحفاظ على أصول الجامعة من خلال نظم الرقابة الداخلية:

1- يتم إسناد المسؤولية والمساءلة عن أصول الجامعة المكتسبة إلى اثنين أو أكثر من الموظفين (على سبيل المثال، ينبغي فصل مسؤولية تنظيم واستلام وجرد الأصول بحيث لا يتم إسناد جميع هذه المسؤوليات إلى الموظف نفسه).

2- عند الضرورة، يتم وضع الإجراءات التشغيلية المفصلة والتي تتسق مع سياسات الجامعة وتوزيعها على العاملين.

3- يلزم أن يكون الموظفين على دراية بشأن الضوابط والحدود والإجراءات والممارسات.

4- يتم التحقق من المتابعة المستمرة للضوابط الموضوعة من خلال التدقيق وأساليب أخرى لضمان معالجة الانتهاكات بسرعة وفعالية.

يجب أن يحدد ويبلغ العاملون عن الأنشطة التي يعتقدون أنها تمثل انتهاكات ممكنة ويقومون بتقديم تقرير إلى رئيسهم المباشر الذي يقوم على الفور  بالتصرف واتخاذ الخطوات التالية للتحقيق في الانتهاكات المزعومة:

1- المحافظة على سرية الأطراف المعنية.

2- إعداد أو المساعدة في إعداد تقرير مكتوب يتضمن النتائج والتوصيات لتقديمها إلى المستوى الإشرافي التالي والمدير المالي.